電帳法改正で請求書等のスキャナ保存が外注可能に?

 

現在総務・経理などの管理部門においては令和3年度電帳法改正(令和4年1月1日施行)が大きなトピックとなっています。某メーカーの方からも中小企業を中心にこれに関する問い合わせが増えていると伺いました。

先日の当ブログでこの改正に伴い電子取引に該当する書類のデータ保存が義務化されるという内容をお伝えしましたが、今回はスキャナ保存の要件が緩和される点に注目したいと思います。

スキャナ保存の要件緩和

スキャナ保存とは法第4条3項に規定され、主に取引の相手方より受け取った書類をスキャンして電子データ化し保存する(原本廃棄が可能)事を言い、具体的には契約書や(受け取った)請求書・見積書・受領書・領収書などが対象になります。また、自社が発行した同様の書類(控)をスキャンして電子化し保存する場合もこれに該当します。

これらの書類は毎月(多いものは毎日)発生しますので事務所において大きな保管場所を割いていると思われ、電子化して保存する事によって事務処理やテレワークの効率化、コスト削減効果の表れやすい部分だと考えられます。
国が求めるスキャンデータの検索性を確保すれば自社にとっても作業効率の向上が見込めますので、まさに事務のDX(デジタルトランスフォーメーション)と言える部分です。

具体的な緩和事項

その一方でスキャナ保存を実施するには様々な要件をクリアする必要があって取り組みへの壁は低くありませんでしたが、今回の改正により多くが緩和され非常に取り組みやすくなると考えられます。
具体的には、

●税務署への申請/承認制度の廃⽌
●タイムスタンプの付与は2か⽉以内(従来は3営業日以内)
●受領者が読み取る場合の⾃署不要
●一定の要件でタイムスタンプの付与が不要
●適正事務処理要件の廃⽌
受領者以外が紙の原本と画像の同一性チェックを⾏う相互けん制が不要、定期検査をしなくても紙の原本を廃棄できる。
●検索要件の緩和
取引等の年⽉⽇と取引⾦額、取引先が記録されていること

などが緩和されます。

請求書や領収書・受領書といった書類は非定型のものが多く、紙厚も様々でスキャンしようとした時に非常に手間の掛かる部類に入ります。加えて現在は受領者が自署した上で受領後3営業日以内にスキャンしてタイムスタンプを付与しなければいけないとされており、一部経費精算システムなどで対応できるものを除くと現実的にはなかなか取り組み難い制度です。
しかし、今回の改正により電子化する期限が2か月以内へと延長され受領者の自署も不要、且つ一定の要件を満たせばタイムスタンプも不要と大きく緩和されます。

スキャナ保存作業は外部委託可能に

電子化までの期限が2か月という期間であれば社内処理の終わった1か月分の書類を纏め、当社の様な電子化作業を請け負う業者へ作業を外注するサイクルをスケージュールする事が十分可能となります。タイムスタンプは一定のコストとなりますが、これが不要となる要件もそれほど厳しくありませんので、作業担当者の負担を考えると取り組めなかったスキャナ保存の実現が現実味を帯びてくるのではないでしょうか?

本改正に係る法解釈のQ&A等、国税庁より今後発表されてくるようですので引き続き情報をアップデートしていく予定にしております。具体的にスキャナ保存に取り組もうと検討される企業様は、弊社への電子化作業のご依頼も是非ご検討下さい。
毎月の原本引取~データ納品、原本の一時保管~廃棄までのスケジュールなど柔軟に対応させて頂きますのでお気軽にご相談下さいませ。

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