書類の電子化で固定経費を削減する!

昨年来コロナ禍に端を発するテレワークの増加や、それに伴う事務所の縮小といった事を検討される企業様が増えております。そんな時に一つの課題となるのが大量の紙書類の行方です。

法的に保存期間の定められた書類はもちろん、各企業様の技術やノウハウの詰まった貴重な資料や図面、トラブルのあった時に見直す必要のある契約書類など、事務所の中には保管期限の定めのない大量書類の保管に大きなスペースを割かれていることが多々あります。

この様な場合、弊社では原本保管の必要が無い書類について電子化(PDF化)をお勧めしております。
書類を電子化して各企業様の基幹システムやクラウドストレージに保管する事により、テレワークの効率化やスペース効率の向上が期待できます。

書類の保管にかかっている家賃ってどれくらい?

オフィスの家賃は安くても坪当たり10,000円前後、場所によって20,000円どころか30,000円を超すような物件も珍しくありません。大きな費用の掛かる事務所の家賃ですが、その内書類の保管に取られるスペース、費用はどれくらいなのでしょうか。

一般的なキャビネットのサイズは900mm×400mm程度です。キャビネットを開き書類の出し入れをする為にはその前にスペースが必要ですので、そのスペースを加えると900mm×(400mm+900mm)=1.17m2になります。坪単価15,000円で事務所を借りている場合、一つのキャビネットあたりの賃料は5,000円/月にもなり、これが5つあれば月に25,000円、年間に換算すると300,000円もの保管費用が掛かっていることになります。

 

先日はこのような大量の段ボール箱に書類を満載にしてご依頼いただきました。
この写真はトラックから一旦弊社駐車場へ荷下ろしをした状態で、ここから事務所内へ運び、整理とリスト化など前処理を行い電子化作業に入ります。

この数量で約200箱。この中にはパイプファイルが入っており、一般的なキャビネット20個分程に相当します。これを先程の計算に当てはめると、1ヶ月5,000円×20個=100,000円。年間では1,200,000円程度の賃料がこの書類の保管に掛かっている計算になります。

電子化をご依頼いただくと当然その際に費用が発生しますが、固定費の削減によるコストメリットが見込めます。電子化による作業効率の向上も見込めますのでまさに一石二鳥? 興味を持たれた際にはぜひ当社へご相談下さい。

個人情報が含まれるような書類は通常以上にセキュリティを高めた取扱いをさせて頂くこともございます。
事前見積りや仕様の打合せ等なんでもご相談下さい。

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