ご存じですか？

2022年（令和4年）1月1日付で施行される電子帳簿保存法の改正に伴い、

申告所得税及び法人税における電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されます。（R3.5月国税庁発行のリーフレットより抜粋）

ちょっとこれでは何を言ってるのか分かり難いと思いますので少し説明させて頂きます。

電子取引情報の書面での保管は認められなくなる

昨今のテレワークの増加やクラウドサービスの普及により、企業では電子請求書発行システムやEメールを利用しPDFファイル等の電子データで受け取る請求書が増えてきていると思います。
これは郵送の手間を省いたりテレワークの効率化やペーパーレス化といった目的で広まっていると考えられますが、事務処理の現場では受信後にプリントし、その書面を原本として社内で処理し保管しているケースが多いと思われます。

しかし冒頭の文章は、今回の改正により「プリントした請求書を電磁的記録の保存に代えることができる措置が廃止される」と言っているのです。つまり、電子取引における請求書の原本というのはあくまでデータ（電磁的記録）であって、改正法の施行後はプリントした書面を原本として取り扱う事は出来ず、その原則通りデータそのものを原本として保管することが必要であるという事です。

データ保管の要件

更にこのデータ保管にもいくつか条件があり、いずれかを満たすこととなっています。
例えば「タイムスタンプを付されたデータを授受する」（書類の作成側でタイムスタンプを付す）または「授受後速やかにタイムスタンプを付す」（書類の受取側でタイムスタンプを付す）であったり、「記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う」（文書管理システムの導入）というようなことが求められています。そしてこの部分に関しては電子帳簿保存を行うか否かに関係なく求められるため、現在電子取引を行っている全ての企業が対応を求められます。

どう対応する？

選択肢としては大きく分けて3つあると考えられます。
一つは「電子取引を止めて全ての書類を書面に戻す」という選択。現在データで請求書を発行する取引先に、紙で送ってもらうよう変更して貰うよう依頼する必要があります。現在電子取引を行っていない会社は今のままでも問題ないでしょう。
もう一つの選択は「電子取引情報のみをデータで保存し、紙の請求書はこれまで通り」というもの。ただしこの場合、保存したデータは取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索要件として確保する必要がありますが、大掛かりな文書管理システムまでは必要ないと考えられます。
そして3つ目がこれを機に「会社を挙げて電子帳簿保存にチャレンジする」という選択であろうと思います。電帳法に対応した文書管理システムを導入し、電子取引情報以外の紙の請求書等もスキャナー保存に切り替える。または、今ある基幹システムに取り込むといった対応が必要になると考えられます。

色々な局面で「社内のDX推進」という課題が認知され取り上げられる事も多くなっている中、これまで何度かの要件緩和を経て徐々に広まりつつあった電子帳簿保存が大きく動き出しそうなタイミングである事は確かだと考えられます。

電子化作業はお任せください。

弊社では電子帳簿保存のための請求書の電子化など対応させて頂いております。
一般的に請求書は発行する会社により様々な形態があり、電子保存と一口に言ってもスキャン作業は手置きしなければいけなかったり、1枚づつADF（自動原稿送り機能）で流したりと手間が掛かるケースがあります。
また電子保存を運用する場合、今後発生する書類の電子化作業を継続していく事となります。従業員の作業負担を考慮し、弊社の様な外注先のご利用も検討されては如何でしょうか？お困りの際は是非ご相談下さい。