こんにちは！
倉庫や棚の紙書類を電子化したいあなたをサポートするエイチ・エス写真技術株式会社です！

総務部など管理部門の皆様の中に、会社からDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組むように言われたものの、一体何から始めれば良いのか？何をすれば事務の効率を上げる事が出来るのか？困っている方はいらっしゃいませんか？

この記事が手始めに行うDXのヒントとなるかもしれません！

1．DXと言われても事務部門だし、どうしよう…
DXはITと言うイメージがあり、技術部門が主体でやることで、事務部門では特に出来ることなんてないような…と考えている方は、いらっしゃいませんか？ですが、日々の沢山の紙書類を扱っている私たちだからこそできることもあります！よかったら、事務部門だからこそできる、DXを一緒に考えてみませんか？

2．意外に身近にあるDX
DXについて調べてみると、「2025年の崖」「ITシステムの構築」などが書かれており、ますます遠のいた感じがする、と言う方もいると思います。しかし「DXは、ITを活用し改革すること」と考えると、今までは衣服、映画のDVD等を購入する際は、お店に出向き、人によれば、店員さんにお勧めを聞く、もっと言えば常連になれば店員さんが、以前に買った商品、好みを覚えてくれているなんて事が一般的でした。それが現在では、電子商取引が身近になりつつあり、動画配信、衣服などがどこにいても買える、リコメンド機能から、購買履歴、好みに合わせた商品を紹介してくたりと、ITにより環境が変わりました。これらが、まさにDXと言えます。そう考えると身近に感じませんか？

3．事務部門で取り組めるDX
事務部門で取り組めるDXとは何があるのか？

費用を掛けずに取り組める事であれば、雇用保険、社会保険などの申請手続きを、電子申請に変更してみる。これは書類を持ち運ぶ必要がなくなりテレワーク中であっても手続きが可能になりますし、移動時の書類紛失等のリスクも防げますし、書類不備で再度窓口を訪問しなければならない、なんて事も無くなります。

働き方改革の推進による様々なルール改正に対応するために勤怠管理をシステム化、今まで手作業で行っていた残業計算を自動化するというような取り組みも非常に効率化が見込まれます。

その他にも大量の紙書類をデータ化し、サーバーやクラウドに保管して情報を共有する。これを行うとテレワーク中の従業員が社内資料の参照を行えるようになり、急な問い合わせなどがあった場合にも、スムーズに業務が進みます。皆様の社内でスタンダードとなっている業務の在り方に疑問を持ち、ITの力を用いて少しづつ変革していく事がDXとにつながっていくのだと思います。

■ まとめ
大量の紙をデータ化するために、外部委託をする、クラウドサービスやツールを利用することは、経費がかかりすぐに取り組むのは難しいかもしれません。中には事務部門だけでは、難しく、会社全体で取り組まなければならない事も出てくるかもしれません。ですが、デジタル化することにより、業務がスムーズに進み、コスト等の節約につながり、新たなIT技術等の予算につなげる事もできるのです。

■お問い合わせ
DXを取り組むにあたり、まずは紙書類の電子化を考えているが、どうしたらいいのか？などございましたら、お気軽にお問い合わせフォームよりお尋ね下さい。