1945年の創業以来、紙・デジタル・フィルム等の様々な媒体について発生するお客様の困り事を一緒に解決させていただいてるエイチ・エス写真技術株式会社です。
今回はDX(デジタルトランスフォーメーション)について少しお話しします。

DXって最近よく耳にするけど、何のことやら・・・　そのようお困り事はございませんか？
2018年に経済産業省が取りまとめたガイドラインでは、DXの定義を以下としてます。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

文中に”データとデジタル技術を活用・・・”とあります、まずは活用できるデータを準備する必要があるのではないでしょうか。

「データはないぞ、全て紙で書庫にて管理しているだけだなぁ・・・」
「電子化は一部で過去の書類や図面は全て紙しかないなぁ・・・」

デジタルトランスフォーメーションに取り組む、その第一歩として文書の電子化を行いませんか？
実際に電子化の取り組みを考えた時にその手法としては下記三つが考えられ、それぞれにメリットデメリットがあるので簡単にお話しさせていただきます。

 

１．社内で社員が処理、または人を雇い社内で処理

外部に絶対持ち出せない機密資料等の電子化については社内処理で行うことが考えられます。それ以外にも電子化したい書類が少量であったり、業務フローに電子化作業が組み込まれていて無理なく作業が出来るような場合は社内処理で行って頂けるかと思います。これらのケースでは外部に情報が漏れるリスクも低い上に委託費用を負担することなく電子化に取り組めて理想的なケースかもしれません。

単に外注費用を抑えたいという様な思いが先に立った取り組みとなると、現場社員の負担が増え通常業務に支障が出る。それを考えてアルバイト等を雇って処理をしても、結局進捗を管理する社員の負担が増えてしまってなかなか思うようにいかない．．．こんなケースも出てくる可能性がありますので、あまり安易に「社内でやろう！」と結論付けない方がよいと場合もあると思います。

２．外部委託

社外に資料を持ち出せる。もしくは、機密保持契約を結べば持ち出せるのであれば外部に委託するのも方法の一つです。電子化作業を行うに当たって情報漏えい対策を行っている業者であれば、どのような環境で作業を行っているかの説明も出来るでしょうし、必要であれば作業現場の見学なども可能ではないかと思います。当社もお客様の不安を取り除けるよう丁寧な説明を心掛けております。

外部委託を行えば現場社員の負担を増やすことなくスムーズに短期間での作業も可能です。デメリットとしては当然委託費用が発生することでしょうか。仕上がりデータの仕様にも依りますが、スキャン作業前後の原稿の取扱いなどに手間の掛かる部分が多ければ多いほど費用は大きくなりますし、手間の少ない原稿であれば費用を抑えることも可能になります。

普段使用していない書類であれば問題ありませんが、日常的に使用している書類の場合はお預かりする書類を小分けにして返却のサイクルを短くしたりすることも必要になる場合もあります。また、どうしても持ち出せない書類である場合は次の３.をご検討下さい。

３．外部委託し社内作業

社外に持ち出せない資料だからと社員やアルバイト等を雇って作業すると現場に負担がかかります。そのような場合は、私共の様な電子化のプロが社内へ出張させて頂き作業を行う方法があります。

出張作業のケースですとお客様としては重要書類を社外へ持ち出さないので安心、且つ、作業自体は任せることができる為、打合せ程度の最小限の管理で済み現場の負担を軽減できます。ただし出張にかかる経費が発生しますのでやや割高となります。（当社で出張可能なエリアなどはご相談下さい）

■まとめ

電子化を行う場合の方法についてお話ししましたが、弊社では長年電子化業務に携わっており、出張作業の経験も豊富です。実際にご相談いただければ、資料の状態や数量に応じて適切なご提案をさせて頂きますので、DX対応のため電子化をお考えの場合はぜひお問合せ下さい！