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電子化すれば事務所がスッキリ！

 

 

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価格だけではありません。
専門業者による自社作業で品質には自信があります！

「書類の電子化」とは、紙で保管されている書類をスキャナーなどで読み取り、電子データ化（多くの場合PDF化）することを指します。

コロナ禍においてテレワークが普及し、自宅等の社外からでも事務所に保管されている書類を参照したいニーズから様々な企業において電子化が実施・検討されています。また、テレワークを実施していない企業であっても、昨今のクラウドサービスの広がりからデータを保管するストレージ自体がクラウド領域に移っていく事により、外回りをする営業マンやサービスマンが社外からでも社内にある顧客資料やサービス記録を閲覧する、というような事が大きなシステムを組むことなく可能となります。

書類の電子化自体はA3サイズまでの書類に限って言うと、複合機さえ設備されていれば各企業様内で可能だと思います。
しかし、電子化にはスキャニング作業だけではなく事前の整理作業、読み取ったデータに不具合や欠落が無いかのチェック作業も必要となります。不備が見つかれば訂正や差替えの為にもう一度その書類の探し直し・・・なんてことも少なくありません。
本来の業務を抱えながら電子化作業も担当する従業員の方の負担は考えている以上に大きくなるものです。

たかがスキャニングだと思われるかもしれませんが、大量の書類を電子化するには仕上がりを想定して工程を組み、順序立てて作業を進める管理能力とノウハウが必要です。この経験が無い従業員の方に単なるスキャニングとして作業を任せても、時間と人件費を浪費するばかりで目的とする結果は得られない可能性が高くなります。

当社では専門業者ならではの豊富な経験をもとに、作業効率を上げてミスを減らす為のオリジナルソフトを自社開発しています。電子化の対象となる原稿に適した機器を選択して作業を行い、お客様の活用方法にあった仕様のデータを作成して納品いたします。殆どの作業を自社内で行えるよう設備・作業体制を整えており、品質には自信がございます。

　～完全電子化作業の流れ～

Step１　現状のヒアリング
お客様のオフィスや倉庫にある書類の種類やサイズ・数量の確認、書類の利用頻度、保存期間、保存状況などを丁寧にヒアリングさせていただきます。 保管してあるだけの書類なのか、日常的に参照されることの多い書類なのか、事務所からの持ち出しが可能なのか等、必要な情報を詳しく伺い、お客様の業務に支障が無い様に作業の進め方を検討します。ご希望であればこの段階で概算見積りが可能です。
Step２　数量を決めてお試し電子化
いきなり全部を電子化するのではなく少量の電子化を行い、お客様の希望される仕様のサンプルデータを作成します。その上で実際にデータをご覧いただき、データ・仕様に問題がないか、利用しにくくないかなどを確認していただきます。
Step３　完全電子化とリモートワーク環境作りサポート
サンプルデータにより仕上がりが確認され電子化を進める方針を決めていただければ、全体量を詳しく調査して詳細見積り、作業スケジュール、納品時期などを決定していきます。電子化したデータの保存方法やリモートでの利用方法などのご相談もお受けします。

　～作業の内容～

画像編集・修正
企業様が自社内でスキャニングをされるケースでは、複合機を使用して読み取ったデータは直接PDF化されているケースが多いと思われます。これは作業自体が手軽である反面、PDF化してしまうと後からちょっとした修正が難しいのも事実です。 当社では、スキャンした画像は直接PDF化せずに一旦JPEGやTIFFなどのデータ形式で保存し、お客様の要望により「傾き補正」「ゴミ取り」「トリミング」等の修正を行った上で最終的にPDF化を行います。 また、二重送りでのページの欠落に備え、全資料を画像と照らし合わせ欠落・重複の無い様に確認を行っています。
大型・非定形原稿等様々な紙質への対応
一般的な複合機に加え、高速なスキャナー専用機、ブックスキャナー、大型フラットヘッドスキャナー等を自社で設備しております。大型図面や非定形原稿、厚紙やパネル等、様々な原稿への対応が可能です。
ファイルリネーム
お客様のご要望により、PDF化後の検索性確保の為、ファイル名を指定された文言へ変更する作業（リネーム）を行います。 通常ファイル名の変更はファイルを開いた状態では行えませんが、当社ではこのリネーム作業を自社専用ツールにより画像を参照しながら行います。この手法は図面名称や番号などを画像から判読してファイル名としたいような場合に特に力を発揮します。
データ入力・入力確認
ファイルリネームやファイル属性の入力作業を行う際、二度入力しそれを突合することでミスを発見し入力精度を向上させています。
製品チェック
大量書類の電子化に当たっては１つの案件を複数のスキャナーと人員で作業を分担する為、スキャニング時の読込設定に相違が発生する可能性があります。当社では製品の最終確認工程において、解像度・色数・サイズなどの一見わかり難い属性情報を自社専用ツールにより判別して確認することにより仕様外データの混入を防いでいます。

 

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